Já se passou muito tempo desde que você poderia supor que a maioria de sua equipe está nisso das 9 às 5. A “aldeia global” significa que o trabalho não termina quando o sol se põe ou os mercados fecham em seu fuso horário e o nascer do sol de padrões de trabalho flexíveis tornou ainda mais complexo coordenar as agendas dos funcionários.
As melhores estratégias de agendamento de funcionários consideram as preferências dos funcionários, bem como as necessidades do empregador e as demandas dos consumidores, mas o enorme número de partes móveis – necessidades operacionais, orçamento, regulamentos e conformidade – pode tornar tudo muito difícil de gerenciar.
COVID-19 apenas agravou a situação em muitas indústrias. Os funcionários de alto risco podem não conseguir trabalhar, ou apenas fazer turnos com pouco contato com o público ou quando apenas uma equipe reduzida está presente. Trabalhadores lutando com necessidades imprevisíveis de cuidados infantis e transporte não confiável podem causar ainda mais mudanças de última hora do que o normal.
Conflitos de agendamento podem causar mal-estar em uma empresa, mas não precisa ser assim. Novos avanços em tecnologia e melhor comunicação entre funcionários e gerentes ajudam as empresas a acertar a programação dos funcionários, o que melhora a experiência do funcionário e, por sua vez, aumenta a retenção e a satisfação do funcionário.
As exigências do COVID-19 impulsionaram novas tendências na programação de funcionários, que pode valer a pena continuar, mesmo quando a pandemia se desvanece na memória. Aqui estão algumas tendências de programação de 2020 que valem a pena continuar.
O agendamento está se tornando mais flexível
O agendamento mais flexível também é mais complexo, mas a flexibilidade é crucial para uma força de trabalho feliz e motivada em condições de pandemia. Os funcionários com planos de programação mais flexíveis relatam maior bem-estar, mais envolvimento e mais eficácia no trabalho do que aqueles presos a uma programação inflexível.
Por exemplo, mães que trabalham remotamente com horários flexíveis e eficientes que correspondem à sua disponibilidade têm três vezes mais chances de ter um bem-estar positivo do que aquelas com horários inflexíveis e ineficientes.
Embora os funcionários possam estar enfrentando problemas, todos têm seus próprios desafios. “Ao impulsionar novas mentalidades e comportamentos (como a adaptação a um novo modelo de trabalho virtual) em escala, é importante envolver os funcionários em um diálogo bidirecional contínuo que leve em consideração suas necessidades específicas, permita que eles configurem suas próprias jornadas, ”Diz Jonathan Emmett, sócio associado da McKinsey. Mesmo as pessoas que amam seus empregos precisam de acomodação para tudo o que está acontecendo em suas vidas.
O software de autoprogramação convida os funcionários a escolher seus próprios turnos, fazer alterações de última hora, reservar dias de férias e verificar seus horários de maneira independente e remota. Isso ajuda os funcionários a se sentirem mais no controle, o que é especialmente importante durante esses tempos instáveis e incertos, aumentando o engajamento e a satisfação dos funcionários.
AI está trazendo inteligência para agendamento
A IA está entrando em muitos mais casos de uso de RH. Agora os gerentes podem usar ferramentas de IA para prever mudanças na demanda do consumidor e planejar com antecedência para atender às necessidades de força de trabalho em constante mudança.
Por exemplo, o aumento do número de clientes na temporada de compras de férias de inverno pode exigir mais assistentes de varejo; um dia de sol pode atrair mais clientes para um café no parque, precisando da adição de mais garçons; lançar uma nova versão do produto pode solicitar que você aumente os agentes de atendimento ao cliente para responder às perguntas do usuário, etc.
Com IA e aprendizado de máquina, as equipes de RH podem analisar os pontos fortes e fracos dos funcionários para entender quais funcionários trabalham melhor juntos. Com esses insights, você pode formar as equipes pontuais mais fortes possíveis para cada situação e colocar a pessoa certa para trabalhar no momento certo.
Os funcionários esperam agendamento remoto e móvel
Gerenciar o agendamento de funcionários manualmente, mesmo com uma planilha do Excel, sempre foi uma piada, mas hoje, funcionários e gerentes de RH simplesmente não podem viver sem acesso remoto e móvel a ferramentas de agendamento baseadas em nuvem que sincronizam automaticamente para permitir o uso em qualquer lugar.
A mudança impulsionada pelo COVID-19 para WFH apenas sublinhou a importância dos sistemas baseados em nuvem para agendamento. Vivemos nossas vidas em nossos telefones, desde pedir o jantar até fazer uma hipoteca, então é compreensível supor que o software de agendamento incluiria um aplicativo móvel.
“Você quer tornar mais fácil para sua equipe acessar suas programações de qualquer lugar. Isso não é possível com software de desktop ”, escreve o especialista em tecnologia Neil Patel em seu detalhamento da ferramenta de agendamento. Além da otimização para dispositivos móveis, ele continua: “As melhores ferramentas também terão troca de turno, ferramentas de autoatendimento para funcionários, recursos de RH, gerenciamento de custos de mão de obra, gerenciamento de licenças, rastreamento de presença, mensagens da equipe, controle de horas extras, relógios de ponto, etc.”
Nos ambientes de trabalho dinâmicos de hoje, o RH precisa ser capaz de responder às mudanças de programação em tempo real, garantindo que elas não façam com que toda a programação de um mês desmorone e solicitando que outra pessoa intervenha sem quebrar suas próprias regras criando um sentimento de injustiça entre sua força de trabalho.
Os empregadores estão aumentando a aposta na comunicação
A programação dos funcionários flui mais suavemente com excelente comunicação que aumenta os relacionamentos de confiança, criando um círculo virtuoso onde a programação eficiente em si aumenta a confiança.
A confiança dos funcionários é alta no momento, com “meu empregador” como a instituição de maior confiança e 73% dos trabalhadores concordando que confiam nas empresas para protegê-los, adaptando as políticas de agendamento e licença médica conforme necessário. Mas você não pode ter isso como certo.
Os empregadores precisam acompanhar e até mesmo melhorar a comunicação dos funcionários. “Dado o atual estado de baixa confiança, as empresas terão que preencher um outro vazio, o de informações confiáveis”, disse Richard Edelman, CEO da Edelman Holdings. “Para os CCOs, é hora de você iniciar briefings regulares para os funcionários pelo seu cientista-chefe ou médico, para fornecer conteúdo confiável que pode ser compartilhado com as famílias dos funcionários ou a comunidade.”
As empresas devem continuar a se comunicar em torno da programação, perguntando como as necessidades dos funcionários podem ter mudado (por exemplo, os pais que trabalham podem preferir o turno da noite agora) e acomodando-os tanto quanto possível.
Incentive os funcionários a compartilharem suas preocupações; criar mais canais de comunicação entre colaboradores e gestores e entre os próprios colaboradores; e iniciar a conversa sobre saúde mental e ansiedade, para reforçar a confiança e melhorar sua compreensão dos fatores que podem influenciar o agendamento.
Nem todas as alterações de programação solicitadas pelo COVID-19 devem desaparecer
O agendamento de funcionários nunca foi tão fácil e, com mais peças móveis, o aumento da globalização e as novas tensões do COVID-19, ficou mais complexo. Mas a necessidade é a mãe da invenção, por isso vimos novas tecnologias e tendências surgirem no uso de IA para programação inteligente, apoiando a programação na hora, permitindo uma programação flexível e criando comunicação no planejamento de programação.
Manter essas novas práticas recomendadas após o fim da crise do coronavírus pode tornar as empresas mais fortes e resilientes a longo prazo.
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